常に最新ファイルへ同期される利便性の高いオンラインストレージDropbox〜Dropboxのインストールと使い方

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dropbox Dropbox

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Dropboxはローカルディスクに作成されたフォルダを、オンライン上に確保されたストレージ(記憶装置)に同期するアプリケーション。
常駐アプリケーションで、ローカルディスクに作成されたDropboxフォルダ内のファイルが変更されると、オンライン上のファイルを最新に置き換えてい く。更に、Dropboxがインストールされている別のパソコンを起動すると、そのパソコンのDropboxフォルダも自動的に同期され、同一ファイルが それぞれのローカルディスクへ保存される。
同様のサービスは多いが、Dropboxはその中でも使い勝手が非常に優れ、ファイルの更新や削除などもオンラインストレージ側で記憶しており、誤って上書きしてしまったファイルを戻したり、削除してしまったファイルを復活させる機能も有している。

EvernoteGmailなどクラウド型アプリケーションを使用していても、やはり実務レベルではローカ ルディスクでの作業が多く、データの同期とバックアップにDropboxは非常に重宝する。
もちろん暗号化されているとは言え、無料のクラウドサービス にはセキュリティの問題があるため、取り扱うファイルは慎重になるべきだが、それらを差し引いてもDropbox は使い勝手の良いオンラインストレージと言える。

以前は日本語未対応だったが2011年から日本語にも対応。2013年現在も「日本語勉強中です」というメールが届くくらい日本語化が進化している模様。
無料で使用できるのは「2GB」。他の類似サービスが平均して「5GB」の提供なので容量は少なめだが、同期の速度や機能、セキュリティなども含めた使用感は抜群に良い。

square インストール

Windows用のアプリケーションはOSがWindows XP以降。また、メインメモリが512MB以上実装していることが動作条件。
※下記のインストール手順は日本語対応前のもの

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アカウントの作成とサインイン

Dropboxも他のクラウド型アプリケーションと同様、アカウントが必要になる。

ア カウントはDropboxのサイトにあるアカウント作成ページで行う。上記のアカウント作成のリンクを張っているが、アカウント作成ページは Dropboxのトップページ右上にある「Log in」をクリックし、「Create an account」をクリックすると、アカウント作成ページに移動する。

アカウント登録は次の4項目を入力するだけである。
First name (名)
Last name (姓)
Email (メールアドレス)
Password (パスワード)

また、「Remember Me」にチェックを入れておくと、次回から自動ログインする。

入力が完了したら「Create an account」をクリックすると、アカウントが登録され、クライアント用アプリケーションのインストーラーが自動的にダウンロードされる。

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クライアント用のアプリケーションのセットアップ

ダウンロードしたDropboxのインストーラーを起動すると、セキュリティ警告がでるので実行。

Dropboxのセットアップウィザードが起動する。

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セットアップウィザードの「Install」をクリックすると左図のようにプログラムが展開される。

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Dropboxのアカウントを持っている場合は左図赤枠の「I already have Dropbox account」を選択。

新たにアカウントを取得する場合は、「I dont't have Dropbox account」にチェックを入れる。

いずれかにチェックを入れて「Next」。

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アカウントを取得している場合は、左図のようにDropboxにログインするための項目を入力する。

入力項目はDropboxのアカウント作成時に登録したメールアドレスとパスワード。

Computer nameには自動的にDropboxをインストールするパソコンのフルコンピュータ名が表示される。

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デフォルト設定でインストールする場合は「Typical」を選択。

「Advanced」はインストール先の指定などの詳細設定が行える。

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「Advanced」を選択した場合、Dropboxのインスツール先の変更が行える。

デフォルトのままで良ければ、上段のラジオボックスにチェックを入れて「Next」。

インストール先を変更する場合は、下段のラジオボックスにチェックを入れ、「Change」をクリックしてインストール先を変更する。

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次は同期するフォルダを選択する。

Dropbox内のフォルダを全て同期する場合は、上段の「I want this computer to sysnc all of ~」にチェックを入れる。

同期するフォルダを指定する場合は、下段の「I want to use Selective Sync to choose~」にチェックを入れ、

「Selective Sync...」をクリックする。

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「Selective Sync」をクリックすると、左図のようにDropbox内のフォルダが表示され、同期するフォルダにチェックを入れる。

Dropbox直下のフォルダではなく、サブフォルダを指定する場合は左図赤枠部分の「Switch to Advanced view」をクリックする。

dropbox10

「Switch to Advanced view」では左図のようにツリー階層で表示されるため、同期するフォルダを指定する。

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同期するフォルダの設定が終了したら、Dropboxのインストールは完了。

セットアップウィザードはそのままDropboxのツアー(使用ガイド)を開始する。

ツアーは全て英語表記だが、ヴィジュアルで解説してあるため分かり易い。
ツアーをスキップする場合は、「Skip tour」をクリックする。

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ツアーを最後まで見るか、スキップすると、左図のようなセットアップウィザードの終了画面になる。

「Open my Dropbox folder now」にチェックを入れて「Finish」をクリックすると、インストールしたDropboxのフォルダが開き、セットアップウィザードが終了する。

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インストールが正しく行われていれば、タスクトレイに左図赤枠部分のようなDropboxのアイコンが表示される。

矢印が回転しているのはオンラインストレージとローカルのDropboxフォルダが同期中であり、同期が完了すると矢印がチェックに変化する。


square 使用方法

Dropboxは常駐ソフトで、Dropboxのフォルダに保存されたデータを自動的にオンラインストレージに同期するため、アプリケーションを操作することはほとんどない。

スマートフォン(Android)での使用はこちらを参照

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フォルダ同期

Dropboxのフォルダは「Document(マイ ドキュメント)」内に作成されている。

Dropboxのインストール時にアカウントとパスワードを入力していれば、すでにDropboxのフォルダ はオンラインストレージに同期されているため、新たにこのフォルダに保存、または移動したファイルやフォルダは、自動的にオンラインストレージにアップ ロードされる。また、オンラインストレージに保存されているデータが新しければ、ローカルのDropboxフォルダ内のデータが更新される。

データは上書き更新されるだけでなく、削除したファイルも同期され、Dropboxフォルダ内のフォルダやファイルは常に同一状態に保たれる。

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DropboxのWEBサイトにアクセスする

「Launch Dropbox website」をクリックすると、規定のブラウザが立ち上がり、ログインした状態でDropboxのサイトが開く。

ローカルではほとんど操作することのないドロップボックスだが、サイトではフォルダの共有や削除したファイルや上書きされたファイルの復元、オンラインストレージに保存されているファイルのダウンロードなどが行える。

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フォルダやファイルのメニュー

DropboxのサイトにアクセスするとDropboxに保存されているフォルダやファイルが一覧で表示される。

フォルダを開くには、フォルダにマウスカーソルを合わせるとリンクの下線が出るので、それをクリックする。

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各フォルダにマウスカーソルを合わせると、左図赤枠部分の▼印が表示されるので、その▼をクリックするとメニューが出現する。

「Invite to folder」は選択フォルダの共有設定。
「Download folder」は選択フォルダのダウンロード。
「Move...」は選択フォルダの移動。
「Rename...」はフォルダ名の変更。
「Copy to...」は選択フォルダのコピー。
「Delete...」は選択フォルダの削除。

この他、Photosフォルダには「Gallery」というメニューがあり、WEBアルバムと同様に画像がサムネイル(縮小画像)で一覧表示される。

また、「Download folder」はzipファイルに圧縮されてダウンロードされる。

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ファイルの場合もフォルダと同様にメニューがあり、項目もほぼ同じだが、ファイルには「Previous versions」がある。

この項目がDropboxの特徴の一つで、そのファイルが更新された履歴が表示され、さらに過去のファイルにRestore(復元)ができる。

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ファイルのレストア(復元)

ファイルのメニューで「Previous versions」を選択すると、左図のように、そのファイルの更新履歴が表示される。

更新された日時、ファイルに発生したイベント、ファイルを更新したコンピュータ名などの項目が表示され、戻したい日時のファイル先頭にあるラジオボタンを選択し、「Restore」をクリックすると、ファイルが選択した日時の状態へ復元される。

この機能は予期せぬ更新を行った際に非常に有効で、これまで喪失感と挫折感に打ちひしがれていた状況に差す一筋の光明である。

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削除したファイルの復活

ファイルのレストアと同様、Dropboxの優れた機能に削除ファイルの復活がある。

削除ファイルを表示するには、左図赤枠部分の「Show deleted files」をクリックする。

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「Show deleted files」をクリックすると、左図のように過去に削除したファイルがグレーで表示される。

削除されたファイルを復活させるには、左図のようにメニューを出して「Undelete」を選択すると、選択ファイルをレストアするというメッセージが表示され、再度「Undelete」をクリックするとファイルがレストアされる。

また、レストアする削除ファイルにも更新履歴があり、「Previous versions」で削除された状態より以前の保存状態での復元が可能である。

「Permanently delete」はファイルの永久削除で、このメニューで削除したファイルはレストアが不可能になる。

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リーセントイベントからのレストア

Dropboxフォルダ内の更新・削除などのイベントを履歴で表示し、更にそれらのファイルをレストアできる。

上記の「ファイルのレストア」「削除したファイルの復活」と同様の機能だが、左図赤枠部分の「Events」タブでは、日別にDropboxフォルダ内で発生したイベントが閲覧でき、復元も可能になっている。

ただし、この機能はフリーバージョンでは30日前までのファイルのみレストア可能で、それ以前のファイルをレストアするには有料バージョンへ申込が必要になる。

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フォルダのシェアリング(共有)

Dropboxの共有機能は、招待する相手がDropboxのアカウントを取得していることが前提条件になる。

フォルダを共有するにはフォルダのメニューから「Invited folder」を選択し、招待する相手のメールアドレスを入力するだけ。
複数で一つのプロジェクトを推進する場合、Dropboxでフォルダを共有し、それぞれが一つのファイルを編 集するといった用途に便利。

このような作業には、前述のリーセントイベントがあるため、誰がいつ編集したのかも分かり、更にリストアも可能なので非常に使い勝手が良い。




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